De 7 a 25 GB aumenta la capacidad de almacenamiento de correo para la versión Google Apps for Education
Comenzando desde esta semana, nuevos colegios y universidades que migren a Google Apps for Education recibirán 25 GB de almacenamiento de correo. Cuentas ya existentes verán el incremento en las próximas semanas.
Esta ampliación estará disponible para todos paises donde Google está presente.
Nuevamente Google sorprende a sus usuarios con soluciones prácticas, en este caso amplia el tamaño de buzon para los profesores y estudiantes, pues sabe que invierten mucho tiempo en acciones que no aportan valor a sus tareas, como lo es eliminar correos para no sobrepasar su cuota.
Es por eso y más que esta novedad se convierte en un alivio para muchos y en motivo de orgullo para nosotros los partners que ofrecemos Google Apps en todas sus versiones.
Ahí es donde entra Google Sites. Con Sites es posible tener un sitio Web temático que consolide y centralice toda la información relacionada con, por ejemplo, un proyecto; haciéndolo lógicamente el mejor punto de partida y facilitando las labores de descubrimiento y estructuración de la información. De este modo, Sites con Docs hacen la combinación perfecta. En particular, vale la pena resaltar la páginas de tipo “file cabinet” o contenedoras de archivos, en ellas se pueden subir o vincular archivos con posibilidades de organización jerárquicamediante carpetas. Aunque mediante la interfaz Web es muy sencillo vincular archivos nuevos a un file cabinet para un volumen considerable de datos es tedioso y consume mucho tiempo.
Google Apps Script nos puede ayudar a hacer de esta una tarea menos tediosa automatizándola. Mediante una secuencia de comandos vamos a:
- Consultar el listado de documentos, guardándo en una hoja de cálculo su título, su descripción y su vínculo o dirección URL
- Subir las referencias de estos documentos a una página de Google Sites tipo File Cabinet
En primer lugar, creamos una nueva hoja de cálculo y vamos al editor de Google Apps Script, en “Herramientas” - “Editor secuencia de comandos”. En nuestra secuencia de comandos, inicialmente vamos a consultar el servicio DocList Service; que nos permite consultar los contenidos y estructura del listado de documentos en Google Docs para tener el listado completo de documentos que queremos víncular, luego vamos a iterar sobre cada uno escribiendo sus metadatos (nombre, enlace URL, tipo). A continuación el código fuente:
/**
* Funcion que consulta el listado de documentos y escribe los atributos
* necesarios para vincularlos (titulo, descripcion, URL) en la hoja de calculo
* activa
*/
function exportarListadoDocumentos() {
// Obtiene hoja de calculo y hoja activa
var hojaCalculo = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var hoja = hojaCalculo.getActiveSheet();
// Escribe la columna de encabezados
hoja.getRange(1, 1, 1, 1).setValue("Tipo");
hoja.getRange(1, 2, 1, 1).setValue("Nombre");
hoja.getRange(1, 3, 1, 1).setValue("URL");
hoja.getRange(1, 4, 1, 1).setValue("Fecha de Creación");
hoja.getRange(1, 5, 1, 1).setValue("Fecha de Actualización");
// Obtiene el listado completo de documentos
var misDocs = DocsList.getFiles();
for (var i in misDocs) {
// Consulta metadatos de cada documento
var tipo = misDocs[i].getType();
var nombre = misDocs[i].getName();
var url = misDocs[i].getUrl();
var fechaCreacion = misDocs[i].getDateCreated();
var fechaUltimaActualizacion = misDocs[i].getLastUpdated();
// Escribe estos metadatos, uno en cada fila
hoja.getRange(i + 2, 1, 1, 1).setValue(tipo);
hoja.getRange(i + 2, 2, 1, 1).setValue(nombre);
hoja.getRange(i + 2, 3, 1, 1).setValue(url);
hoja.getRange(i + 2, 4, 1, 1).setValue(fechaCreacion);
hoja.getRange(i + 2, 5, 1, 1).setValue(fechaUltimaActualizacion);
}
hojaCalculo.toast("Éxito",
"Se ha finalizado la exportación del listado de documentos", 5);
}
Al guardar debemos asignarle un nombre a nuestra secuencia de comandos.
Y darle permisos de acceso a nuestros datos, de forma segura mediante el protocolo OAuth.
Como resultado nuestra hoja de cálculo va a ser poblada con todos los documentos.
Esto nos da espacio para depurar nuestro listado de documentos y hacer dos ajustes opcionales creando columnas nuevas: adicionar un párrafo descriptivo en una y también definir una bandera para filtrar únicamente los que efectivamente se van a cargar.
La segunda función de la secuencia de comandos consta de leer cada fila de la hoja de cálculo generada e ir cargándola a una página de Google Sites tipo File Cabinet, el código fuente a continuación:
/**
* Funcion que sube todas las referencias de Google Docs existentes en la
* hoja de calculo activa a una hoja dada de Google Sites tipo File Cabinet
*/
function subirDocsAFileCabinet() {
// Obtiene hoja de calculo y hoja activa
var hojaCalculo = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var hoja = hojaCalculo.getActiveSheet();
// Obtiene la pagina tipo file cabinet del sitio
var fileCabinet = SitesApp.getSite('eforcers.com', 'prueba').getChildByName('archivos');
for ( var i = 2; i <= hoja.getLastRow(); i++) {
// Obtiene cada uno de los valores relevantes
var nombre = hoja.getRange(i, 2, 1, 1).getValue();
var url = hoja.getRange(i, 3, 1, 1).getValue();
var descripcion = hoja.getRange(i, 6, 1, 1).getValue();
var subir = hoja.getRange(i, 7, 1, 1).getValue();
// Si tiene URL y la bandera de subida es diferente a verdadero
if(subir != false && url != ""){
fileCabinet.addWebAttachment(nombre, descripcion, url);
hoja.getRange(i, 7, 1, 1).setValue(false);
}
}
hojaCalculo.toast("Éxito",
"Se ha finalizado la carga del listado de documentos al sitio", 5);
}
Similar a la función anterior, debemos autorizar el acceso OAuth a Sites.
Como resultado, si visitamos el sitio podemos apreciar que aparecen los vínculos a los documentos que teníamos en la hoja de cálculo.
Como pudieron apreciar en este ejemplo, Google Apps Script es una herramienta muy simple pero al mismo tiempo poderosa. Ahora imagínen todas las posibilidades que se abren para aplicaciones como flujos de trabajo, notificaciones, monitoreo, entre otras muchas.
Por David Cifuentes, Líder de tecnología, Eforcers S.A.
Transcurría el año 2000 y un grupo de ingenieros, basado en el conocimiento ya adquirido y viendo las oportunidades que brindaba Internet a las empresas, decide emprender la idea de crear Eforcers, con su única misión de apoyar a las empresas que vieran en Internet una herramienta estratégica en el desarrollo de sus propios negocios, en sus inicios hubo varias empresas que creyeron en el emprendimiento de estos ingenieros, con resultados tan gratos que cada vez nos referenciaban a más y más clientes, permitiendo el crecimiento sostenible de la empresa y la generación cada vez mayor de empleo. La empresa ha tenido grandes transformaciones no solo estructurales sino en su líneas de negocio, desde hace ya casi cuatro años somos partners de Google para Google Apps en Colombia, enfocando desde entonces nuestros esfuerzos en hacer que este producto innovador fuera adoptado por las empresas colombianas, con una gran acogida y altos niveles de satisfacción.
En el mes de septiembre, Eforcers S.A, cumplió 10 años, lo cual es un motivo de satisfacción y alegría para todos los que hacemos parte del equipo y hemos visto crecer la empresa, nos encontramos en un momento sólido, somos una de las principales empresas partner de Google en Latinoamérica, en Colombia somos la empresa con más experiencia y conocimiento en lo que hacemos, tenemos una historia de crecimiento y excelencia y además perspectivas de crecimiento tremendas! Hemos generado un aporte significativo en el desarrollo social y económico de nuestro pais, somos personas honestas y emprendedoras, con capacidad de perseverar.
Según estadísicas, el 80% de las PyMEs fracasan antes de los cinco años y las que sobreviven el 90% no llega a los diez años! es decir que estamos haciendo las cosas bien! Haber generado un modelo de negocios basado en la sustentabilidad constituye el aspecto más relevante. Esperamos continuar con nuestro crecimiento y, muy especialmente, al cumplir 10 años de operación, con una mirada distinta (basada en una nueva misión y visión); agregando valor social y económico, en nuestro pais.
Creemos también, que esta es una buena oportunidad para expresar nuestro más sincero agradecimiento por la confianza depositada a todas las empresas que nos han permitido nuestro aporte a su operación y todas las personas que han integrado este equipo y que han contribuido y aportado para que este en el nivel en el que se encuentra en este momento.
Después de haber presentado la parte I continuamos el artículo con esta segunda y última parte. Recordamos que este artículo resume varios capítulos del libro “El Futuro de la Administración” escrito por el conocido escritor de temas de administración Gary Hamel en asocio con Bill Breen.
Cuando nos referimos a la fórmula para la innovación de Google mencionamos la fórmula “70-20-10”. Pero hay más.
Experimentación rápida y a bajo costo
En Google la experimentación es incesante. Pero esa experimentación debe ser rápida y a bajo costo. El resultado de este enfoque es que es fácil poner a prueba más ideas y tener mayores probabilidades de llegar primero al futuro.
La filosofía de “hacer ensayos” se aplica incluso a los proyectos más colosales como, por ejemplo, el de digitalizar las bibliotecas del mundo.
Remuneración diferencial
Google estableció un sistema de remuneración consistente en diferencias marcadas entre quienes agregan mucho valor y quienes no.
En general, los empleados de Google reciben un salario básico, el cual está al mismo nivel o ligeramente por debajo del promedio de la industria. Sin embargo, la desviación típica alrededor de ese promedio es más alta en Google que en el resto de las compañías. En Google las bonificaciones anuales están entre un 30 y un 60% del salario básico, pero la retribución económica puede llegar a ser bastante más elevada para quienes logran concebir una idea que incremente las utilidades. Google sabe que no puede esperar que las personas sean emprendedoras sin la perspectiva de una recompensa.
Diálogo continuo en toda la organización
En Google, el flujo lateral de la comunicación dentro de la compañía es más denso que el vertical. Google ha invertido grandes sumas en construir una organización donde los empleados puedan compartir las ideas fácilmente, encuestar a sus pares, reclutar voluntarios y construir grupos de interés a favor del cambio. Para todo eso necesita más que un buen sistema de correo electrónico.
Google cuenta con varios mecanismos para enlazar a todos los equipos independientes y a los ingenieros que trabajan sin supervisión. El primero se llama “Misc List” que consiste de una mezcla de ideas y comentarios abiertos a todos los miembros del equipo. El segundo es “MOMA”, la intranet de Google que significa ‘aplicación de middleware orientada a los mensajes’ que, en realidad, es un portal que ofrece la capacidad de mantener una conversación hilada para cada uno de los cientos de proyectos internos de la compañía. Este mecanismo garantiza que los equipos puedan comunicar fácilmente sus avances, conseguir retroalimentación y solicitar ayuda. El tercero es “Snnipets”, un sitio donde todos los ingenieros de Google publican un resumen semanal de sus actuaciones y logros personales. Cualquier empleado de Google puede buscar en la lista de Snnipets a otras personas que estén trabajando en proyectos similares, o utilizar este mecanismo sencillamente para mantenerse al tanto de lo que está sucediendo. El cuarto es “TGIF”, (Thanks God It’s Friday), una reunión semanal para todos en el café de Googleplex, donde Brin y Page –los fundadores de Google- presentan a los empleados nuevos el resumen de las metas alcanzadas durante la semana y lideran una sesión abierta de preguntas y respuestas.
Algunas lecciones
Primera lección: la propia Internet puede ser la mejor metáfora de la administración del siglo XXI
Google es la primera sociedad anónima de gran tamaño que ha construido su sistema de administración alrededor de unos principios medulares de Internet. Mientras que otras compañías virtuales han optado por estructuras gerenciales más tradicionales, Google ha recurrido a la arquitectura social de la Red –abierta, plana, maleable, no jerárquica- como modelo para su arquitectura gerencial.
Segunda lección: los gerentes experimentados quizá no sean los mejores innovadores de la administración.
Ninguno de los innovadores de la administración mencionados en el libro de Hamel y Breen estudió administración de empresas, entre ellos Sergey Brin y Larry Page, los creadores de Google. De hecho, quienes tienen las ideas más audaces y útiles sobre la forma de reinventar el proceso medular de administración de una compañía probablemente no sean las personas que se encuentran al frente de ese proceso en este momento.
Tercera lección: las innovaciones gerenciales que humanizan el trabajo son las más arrolladoras.
Internet despegó y ha crecido a gran velocidad por ser una multiplicadora de la capacidad humana: facilita hacer las cosas que encantan a los seres humanos como conectarse, conversar, alardear, opinar, dialogar, compartir, coquetear, crear, reír y aprender. Asimismo, las innovaciones gerenciales que humanizan el trabajo son las que tienen la mayor oportunidad de prosperar y no hay duda de que ayudan a reclutar a los mejores entre los mejores.
En Google les preguntan a los empleados nuevos lo que los motivó a vincularse a la compañía y siempre mencionan el ambiente generador de poder. Cuando se crea un sistema de gestión encaminado a fomentar que los empleados puedan decir lo que piensan y trabajar en lo que les apasiona, donde la sabiduría de los pares toma el lugar de la sabiduría de la élite y donde no tienen cabida las arenas movedizas de la burocracia, muchas personas lo agradecen. Eso explica por qué en el 2007 Google fue la primera de la lista de la revista Fortune de las mejores empresas para las cuales trabajar.
Artículo escrito por José Emiliano Quiroga Devia, jose.quiroga@eforcers.com el 30 de octubre de 2010
Este artículo se basa en diversos apartes del libro titulado “El Futuro de la Administración” escrito por el conocido escritor de temas de administración Gary Hamel en asocio con Bill Breen y resume varios de sus capítulos.
En el prefacio, los autores formulan una pregunta bien interesante: ¿Quién dirige su compañía? La respuesta apunta a que, en gran medida, quienes dirigen su empresa en estos momentos son unos cuantos teóricos y ejecutores fallecidos hace tiempo quienes inventaron las reglas y convenciones de la administración “moderna” por allá en los primeros años del siglo XX. Son los espíritus burlones que habitan en la maquinaria oxidada de la administración.
Como casi todas las empresas usan esas mismas reglas, casi todas tienen la misma jerarquía. Sus sistemas de control, prácticas de recursos humanos y rituales de planificación son análogos y sus estructuras de dependencia y sistemas de evaluación son muy semejantes. Eso los lleva a aseverar que la administración de empresas está obsoleta y que es una tecnología que ha dejado de evolucionar.
Agregan los autores que lo que obstruye finalmente el desempeño de la organización no es su modelo operativo, ni su modelo empresarial, sino su modelo administrativo. De ahí que el propósito de los autores –expresado por ellos mismos- es el de ayudarle al lector del libro a convertirse en un pionero de la administración del siglo XXI; equiparlo para que pueda reinventar los principios, los procesos y las prácticas administrativas para esta era posmoderna.
En resumen, el desafío para las empresas y empresarios de hoy es innovar en la administración. A modo de definición, los autores proponen que la innovación administrativa es “cualquier cosa que modifique sustancialmente la manera como se administra, o que modifique ostensiblemente las formas habituales de administración y, con ello, promueva los fines de la empresa”. En otras palabras, la innovación administrativa modifica la manera como los gerentes hacen lo que hacen para mejorar el desempeño de la organización.
En el capítulo tres los autores presentan a tres empresas pioneras de la administración moderna. Estas compañías han venido atacando esos desafíos aparentemente inmanejables y han logrado avanzar. Estas tres empresas son: Whole Foods, una empresa de retail; W.L. Gore, una empresa fabricante de telas; y, finalmente, Google, el gigante informático líder en búsquedas por Internet.
A cada una de estas empresas los autores dedican un capítulo del libro. A Google le correspondió el capítulo seis.
¿Qué hace que Google sea una empresa innovadora en administración? es la pregunta que se formulan los autores. Las respuestas y las explicaciones son como siguen.
- Google ha adoptado un modelo de administración siempre al borde del caos.
- En Google la jerarquía es del espesor de una oblea, es decir, plana.
- Google ha creado una tupida red de comunicación lateral.
- En Google hay políticas de premiación desproporcionada de la gente que imagina cosas igualmente desproporcionadas.
- Google ha adoptado un enfoque de equipo para el desarrollo de productos.
- En Google existe un credo corporativo según el cual cada empleado se ve en la necesidad de anteponer al usuario por encima de todo.
Con ese objetivo en mente, los ingenieros de Google se han esforzado por llevar a la compañía más allá de sus raíces como motor de búsqueda. Google Apps, una línea de herramientas de productividad personal destinada a competir contra Microsoft Office, es un ejemplo de su compromiso con el desarrollo de modelos empresariales novedosos. Otros ejemplos son Gmail, Google Earth, Google Maps y Google Search.
Una fórmula para la innovación
La empresa inventó la fórmula “70-20-10”. La política estipula que Google dedicará el 70% de sus recursos de ingeniería a mejorar su negocio base. El 20% será para los servicios encaminados a ampliar significativamente su negocio central. Y el 10% restante deberá destinarse a las ideas de la periferia como, por ejemplo, ayudar a los municipios a montar redes públicas de Wi-Fi.
En resumen, el modelo de administración de Google gira alrededor de una serie de unidades de trabajo pequeñas, mucha experimentación, una constante retroalimentación y la misión de mejorar el mundo.
La parte II ya está disponible.
Artículo escrito por José Emiliano Quiroga Devia, jose.quiroga@eforcers.com el 14 de octubre de 2010.
