En Eforcers ya tenemos cerca de 3 años de experiencia en implementaciones de Google Apps por toda Colombia, hemos pasado por empresas pequeñas hasta empresas muy grandes en una gran variedad de industrias. También hemos tenido la oportunidad de trabajar con diferentes perfiles de departamentos de TI y de usuarios finales de la plataforma. A lo largo de todo este tiempo hemos ejecutado las dos grandes estrategias en implementación de Google Apps: despliegue Big Bang y despliegue por fases. Podemos decir muy seguros y sin dudar un segundo que, sin importar el tamaño de la organización ni la plataforma de correo anterior, Big Bang suele ser la mejor opción.
¿Qué es un despliegue por fases?
Un despliegue por fases consiste en el cambio de plataforma por grupos de usuarios, usualmente se hace por área o subárea operativa, en otros casos se aplica por cada piso del edificio, sucursal regional u otras. Los grupos son lo suficientemente manejables como para realizar la migración, la capacitación, la configuración y la entrega de cuentas a todo el grupo de manera muy personalizada, antes de poder continuar con el siguiente grupo. Preferiblemente cada grupo tarda alrededor de una semana. Para empresas grandes esta estrategia puede tomar a la implementación varios meses.
¿Qué es un despliegue Big Bang?
Un despliegue Big Bang implica un cambio drástico y contundente de la plataforma en la gran mayoría de usuarios de la organización, lo que coloquialmente se conoce como "de un día para otro". El proceso de cambio toma mucho menos tiempo, pero necesariamente supone una pérdida en la personalización de la entrega y una transferencia de responsabilidad a los usuarios.
Y el Ganador es...
Precisamente, la principal ventaja de un despliegue por fases es el control que siente tener el departamento de TI sobre el cambio en cada grupo, también el tiempo que puede dedicar para la personalización y la entrega para cada usuario. En teoría el depliegue por fases no suena nada mal, pero hemos identificado varias desventajas que opacan de lejos las ventajas recién mencionadas, las mencionamos una a una a continuación:
Primero, la duración o tiempo total del proyecto de implementación suele causar insatisfacción en altos mandos, ya que el equipo de TI es necesario para otros proyectos, igualmente el proyecto tiende a perder impacto positivo por su larga duración. Segundo y principal problema, se tienen dos plataformas diferentes al mismo tiempo. Esto puede significar, estar pagando doble en licenciamiento, así mismo el equipo de mesa de ayuda debe dar soporte a dos plataformas diferentes simultáneamente. En el ámbito de coexistencia, aunque existan herramientas, muchas de éstas no abarcan el 100% de las funcionalidades disponibles y requieren gran esfuerzo en instalación y configuración que en última instancia va a ser desechados cuando finalice la implementación. Por último y como conclusión: el proyecto sale mucho más costoso y es mucho más desgastante, tanto para la empresa implementada como para el partner implementador.
Sin embargo el sólo hecho de definir que la estrategia que se va a llegar a cabo sea Big Bang no es suficiente y el peor error que se puede cometer en un despliegue grande o pequeño es cambiar una plataforma tecnológica de un día para otro para todos los usuarios sin que ellos sepan. Es por esto que se recomienda tener a consideración los siguientes factores para hacer que el depliegue Big Bang sea exitoso:
- Limitar el alcance del cambio. Tanto en término de aplicaciones a incluir como de datos a ser migrados. Para simplificar, entre menos se migre y menos se abarque inicialmente mejor. Siempre está la opción de ir cubriendo progresivamente el resto de aplicaciones o ir migrando el resto de datos.
- Planeación. Hacer una excelente planeación y seguimiento del proyecto. Esto implica definir (y respetar) cuidadosamente las fechas del cambio y de las comunicaciones, conocer al detalle qué hay que llevar a cabo, cuál es el alcance del proyecto, cuáles son los distintos perfiles de los usuarios.
- Comunicación. Hacer entender a los usuarios los motivos del cambio y los beneficios que traerá, comunicar las fechas exactas y dar instrucciones de qué hacer, comunicar acerca de recursos disponibles que le pueden ayudar a hacer más fácil la transición.
- Entrenamiento. Ofreces distintas opciones de capacitación a los usuarios como auto-guiada con manuales y documentación, presencial liderada por un instructor, webinar o incluso uno a uno bajo demanda.
- Soporte. No sólo mediante los mecanismos tradicionales de mesa de ayuda sino con líderes voluntarios que se postulen a ayudar a sus compañeros, también son válidas la realización de sesiones grupales de preguntas y respuestas, foros, encuestas, entre otras.
Por último vale la pena mencionar que la gran mayoría de los más grandes casos de éxito a nivel mundial fueron implementados siguiendo una estrategia de Big Bang, el mismo equipo de despligue de Google lo confirma.
Espero que después de esto, si aún no ha hecho el cambio a Google Apps, lo haga en Big Bang ya sabe que en Eforcers estamos para ayudarlo. Si ya lo hizo, déjenos saber cómo le fue en los comentarios.
